Funzionamento

Il Comitato si riunisce ogniqualvolta il suo Presidente lo ritenga opportuno, ovvero ne sia fatta richiesta da almeno un componente, dal Presidente del Consiglio di Amministrazione ovvero, ove nominato, dall’Amministratore Delegato e comunque con frequenza adeguata al corretto svolgimento delle proprie funzioni.
Funge da segretario del Comitato il Segretario del Consiglio di Amministrazione (di seguito il “Segretario”).

Alle riunioni del Comitato partecipano il General Counsel e il Direttore Internal Audit (che assistono a tutte le riunioni), il Risk Officer e il Dirigente Preposto nonché – qualora ritenuto opportuno dal Comitato stesso su specifici argomenti – ulteriori rappresentanti della Società e/o del Gruppo e sulle tematiche afferenti il controllo legale dei conti i rappresentanti della Società di Revisione.

Il Preposto al controllo interno (che risponde al Comitato per il Controllo Interno, per i Rischi e per la Corporate Governance e al Collegio Sindacale) riferisce del suo operato e assiste a tutte le riunioni del Comitato per il Controllo Interno, per i Rischi e per la Corporate Governance.
Inoltre il Dirigente Preposto riferisce, almeno una volta l’anno, sull’attività svolta.
Ha facoltà di partecipare alle attività del Comitato l’intero Collegio Sindacale49.

Le riunioni del Comitato sono convocate mediante avviso inviato, anche dal Segretario, su incarico del Presidente del Comitato.
La documentazione e le informazioni disponibili (e in ogni caso, quelle necessarie) sono trasmesse a tutti i componenti del Comitato con anticipo sufficiente per esprimersi rispetto alla riunione.
Per la validità delle riunioni del Comitato è necessaria la presenza della maggioranza dei componenti in carica e le determinazioni sono assunte a maggioranza assoluta dei componenti presenti. Le riunioni del Comitato possono tenersi anche mediante mezzi di telecomunicazione e sono regolarmente verbalizzate a cura del Segretario e trascritte su apposito libro50.

Il Comitato – che nell’espletamento delle proprie funzioni può avvalersi di consulenze esterne – è dotato di adeguate risorse finanziarie per l’adempimento dei propri compiti, con assoluta autonomia di spesa.

Il Comitato ha facoltà di accedere alle informazioni e alle funzioni aziendali rilevanti per lo svolgimento dei suoi compiti, avvalendosi a tal fine del supporto del Segretario51.

49 La scelta operata dalla Società è più rigorosa di quella prevista anche dal Codice di Autodisciplina: Criterio applicativo 8.C.4.. Circostanza questa che caratterizza le regole di governo societario adottate dalla Società e offre al Collegio nella sua interezza la possibilità di seguire direttamente l’attività dei Comitati e di svolgere con maggiore efficacia le funzioni di controllo allo stesso demandate.
50 Anche in linea con le previsioni del Codice di Autodisciplina Criterio applicativo 5.C., lett. d).
51 Codice di Autodisciplina: Criterio applicativo 5.C.1., lett. e).